Par Jean-Pierre Fortin, alias « Monsieur Coaching »
Coach exécutif, MCC, CRHA, CA
PDG chez Coaching de gestion 

La procrastination est l’évitement d’une tâche ou d’un travail qui a besoin d’être accompli  pour obtenir un résultat. Difficile de ne pas se trouver à un moment donné sur le chemin  d’un « procrastinateur ». Et que peut-on faire avec une personne qui persiste dans cette  tendance à tout remettre à plus tard? Voici quatre stratégies qui peuvent vous aider.

Stratégie 1 : Réévaluer le réalisme des objectifs convenus
Même si votre collaborateur a accepté les objectifs sur lesquels vous vous êtes entendus, il est possible qu’il l’ait fait avec une certaine complaisance ou en sous-estimant ce que cela demanderait. En lui posant des questions sur sa compréhension des objectifs, vous détecterez peut-être un besoin de les reformuler pour les rendre plus conformes à ce qu’il estime capable de réaliser à ce moment-là. Alors mieux vaut « monter la barre » un peu plus lentement pour lui donner confiance et lui permettre de se voir réussir.

Stratégie 2 : Travailler sur la gestion du temps
Aidez votre collaborateur à concevoir le temps comme un réservoir dans lequel il puise chaque semaine 100 heures (excluant le sommeil, les repas et les soins personnels) pour réaliser ce qu’il veut bien faire : le travail, la famille, les loisirs, la collectivité, les amis, la vie personnelle. Travaillez également les notions de priorité (ce qui doit être fait en raison de l’impact ou des conséquences) et d’urgence (ce qui doit être fait dès que possible en raison des conséquences découlant du délai) :
- Activités prioritaires et urgentes (à faire sans délai)
- Activités non prioritaires mais urgentes (à faire ensuite)
- Activités prioritaires mais non urgentes (à faire dans les meilleurs délais)
- Activités non prioritaires et non urgentes (à faire éventuellement)

Il ne faut pas prendre pour acquis que nos collaborateurs sont tous habiles à gérer les priorités et les urgences dans la prise des décisions relatives à la gestion de leur temps. Avec des critères appropriés, ils peuvent plus facilement arriver à organiser leurs activités de façon efficace.

Lorsqu’on veut utiliser le temps de façon judicieuse, un système de gestion du temps (agenda papier ou électronique) s’avère indispensable. Autrement, comment faire pour se souvenir de détails importants (rendez-vous, endroit, date, heure, échéance, temps à consacrer, etc.) pour une quantité souvent élevée d’activités. Il importe ici de se rappeler que ce n’est pas d’abord d’un agenda que le collaborateur a besoin, mais plutôt de savoir comment gérer son temps.

Stratégie 3 : Identifier l’origine de la peur
La procrastination qui vient de la peur s’exprime souvent dans l’évitement et le désir de repousser une tâche ou d’attendre l’expiration du délai de manière à ne pas avoir à transiger avec la tâche. De quoi votre collaborateur a-t-il vraiment peur? Il est nécessaire d’identifier la peur spécifique (être rejeté, ne pas être à la hauteur, craindre d’échouer, de se tromper, de ne pas avoir les compétences, etc.) En l’aidant à identifier la peur réelle et la source de cette peur, vous lui procurerez un solide point de départ pour réduire le problème de procrastination.

Stratégie 4 : Augmenter le niveau d’énergie
Certaines personnes ont un niveau d’énergie tellement peu élevé que celui-ci suffit à peine à leur permettre d’affronter les exigences de la vie courante. Pour avoir des réserves d’énergie qui nous permettent d’aller plus loin, de repousser nos limites, il est essentiel que le réservoir d’énergie soit préservé des fuites dans les aspects importants de notre vie. Quel est l’état de nos relations avec les autres, de nos finances, de notre environnement, de notre bien-être personnel? Il est certain qu’un collaborateur qui connaît de sérieuses fuites sur un ou plusieurs de ces aspects voit son énergie considérablement réduite. Il faut penser à un programme d’aide aux employés, à une relocalisation à un poste moins exigeant, à une forme d’aide quelconque.

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