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 par Lyne Talbot
Tout individu œuvrant au sein d’une organisation est touché par la délégation, et ce, peu importe son rang hiérarchique, d’où l’importance d’une délégation efficace. Pourquoi? Laissez-moi vous démontrer, à l’aide de quelques modèles, l’impact que peut avoir la délégation au sein d’une organisation et sur les individus qui la composent.
La tornade
Peut-être l’avez-vous déjà rencontrée? Elle court et tourbillonne sans fin. Lorsque la tornade entre dans votre bureau, elle laisse sur son passage son tourbillon infernal et un amas de documents. Vous cherchez des explications mais en vain. Vous ne savez où donner de la tête. C’est à ce moment précis que vous faites appel à votre bonne vieille boule de cristal en espérant trouver quelques réponses et surtout tenter de voir si une autre tempête est à prévoir prochainement. Mais voilà, vous n’arrivez pas à déchiffrer tout ce charabia. Soudain, le téléphone sonne; c’est la tornade. Elle vous annonce qu’elle a besoin de tous ses projets terminés et déposés sur son bureau demain matin à la première heure. Vous voilà découragé.
Le perfectionniste
Contrairement à la tornade, le perfectionniste garde tout pour lui, convaincu que nul ne peut mieux accomplir une tâche que lui. Il ne délègue absolument rien. C’est un bourreau de travail qui est au poste dès 7 h le matin et qui travaille sans relâche jusqu’à 19 h. Il ne prend jamais de temps pour s’arrêter et est constamment débordé. Les gens qui l’entourent aimeraient tellement pouvoir l’aider; cependant, le perfectionniste n’a confiance en personne. Il se sent très souvent dépassé par les événements et ne sait trop comment s’en sortir. De plus, il s’attaque très souvent à des tâches pour lesquelles il n’est pas qualifié. S’il délègue, c’est au compte-gouttes et il demande de revoir tout ce qu’il a délégué, allant même jusqu’à reprendre la tâche qu’il juge mal effectuée. Bref, il contrôle tout!
Le généreux
Ah le généreux! Pour lui la délégation est très importante. Il délègue absolument tout avec la promesse absolue d’accompagner et de soutenir la personne à qui il délègue une tâche. Mais voilà, pour toutes sortes de raisons, jamais il ne se pointe le bout du nez. Pire encore, il s’attend à recevoir les projets confiés à la date fixée. Bien entendu, ses explications ne sont pas claires et conséquemment, le travail doit souvent être repris et jamais le généreux n’est satisfait des résultats. Ses alliés ne se sentent pas valorisés et se font de plus en plus rares, puisqu’ils ont trop souvent goûté la soupe chaude. De plus, ces personnes sont très souvent débordées et jamais le généreux ne prend la peine de vérifier si elles ont le temps de se voir confier une tâche additionnelle. Conséquence? Les personnes se sentent démotivées et se sentent très souvent évaluées par rapport à leurs faiblesses.
L’énergiseur
L’énergiseur est très occupé et il a compris l’importance d’une délégation efficace. Il se concentre sur ses forces, ses talents et ses habiletés et délègue toute autre tâche. Il choisit les tâches à déléguer et prend ensuite le temps d’identifier la personne idéale pour la tâche en question et communique avec cette dernière pour savoir si elle a de la disponibilité. Chaque fois, il prend le temps de bien expliquer la tâche qu’il confie de même que ses attentes et la date d’échéance à respecter. Il laisse toute la place au délégataire pour arriver au résultat attendu et s’assure qu’il a bien compris. L’énergiseur implique tous les membres de son équipe et les respecte. En retour, ses alliés se sentent survoltés. C’est magique! Ils exploitent leurs talents et leurs habiletés, ils ont envie de se dépasser, ils se sentent en contrôle, ils se réalisent et n’ont pas peur de poser des questions!
Est-ce que vous vous reconnaissez? Peut-être voyez-vous, en ces modèles, quelqu’un en particulier? Qu’à cela ne tienne, voici quelques outils pour vous aider dans l’art de la délégation.
Outils pour déléguer efficacement
Fatigué d’éteindre des feux? Vous ne savez plus où donner de la tête? Sachez que la délégation est l’outil par excellence pour vous permettre de vous attaquer à vos priorités et de tirer judicieusement profit des talents de chacun.
Comment déléguer efficacement? Je vous propose des outils simples et très efficaces pour vous apprendre l’art de la délégation.
Identifiez vos priorités
Plusieurs d’entre nous adhérons à la croyance qui si nous désirons que quelque chose soit bien fait, nous devons le faire nous-même. Cette croyance est non seulement fausse, mais aussi totalement inefficace. Considérez ceci. Consacrez la majorité de votre temps aux activités qui vous rapportent le plus et qui sont également des activités dans lesquelles vous excellez; des activités prioritaires.
Pour ce faire, je vous invite à dresser une liste de toutes les activités professionnelles qui occuperont votre temps cette semaine. Inscrivez-y toutes les activités sans exception. Demandez-vous également combien d’heures vous consacrez à votre travail dans une semaine type.
Une fois la liste d’activités terminée, identifiez combien de temps vous consacrez à chacune des activités que vous avez couchées sur papier. Ensuite, mettez une étoile à côté de vos 3 activités prioritaires. Comparez combien de temps vous consacrez à ces 3 activités par comparaison avec l’ensemble des autres activités. Et finalement, l’heure de vérité, combien de temps consacrez-vous à des activités qui ne vous rapportent pas et dans lesquelles vous ne tirez pas profit de vos talents et habiletés?
La plupart des personnes moins de 20% de leur temps à leurs activités les plus importantes. Imaginez ce que sera votre vie si vous consacrez la majorité de votre temps à vos activités prioritaires? Certes, cela ne se fera pas du jour au lendemain. Vous devrez y travailler. Cependant, avec un peu de volonté, tout est possible.  Pour en savoir davantage au sujet de l'auteure de ce texte, consultez sa fiche professionnelle inscrite au répertoire RessourcesPRO en cliquant ici
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