par François Gamonnet, Votre Coach en gestion du temps
 
D’habitude, je me lève un peu en retard, histoire de faire monter mon taux d’adrénaline par un départ précipité. Non, je ne prépare pas mes affaires à l’avance. Pourquoi ? Pour goûter à la fébrilité matinale du dossier égaré au moment où j’en ai besoin. La journée s’annonce très chargée ? Je saute immédiatement dans l’action pour en abattre le plus possible. Noter mes priorités ? bloquer du temps dans mon agenda ? réfléchir avant d’agir ? faire des suivis ? Je suis trop occupé pour planifier. Faut que ça roule, et vite en plus ! Je suis payé pour agir, pas pour penser.

Et puis, entre nous, trouvez-vous que c’est efficace de planifier des choses qu’on n’aura pas le temps de faire ? Qui va s’occuper des imprévus de dernière minute, des feux à éteindre et des urgences à régler ? Qu’allez-vous répondre au patron qui convoque ses réunions à la dernière minute, aux collègues qui viennent vous voir pour régler leurs problèmes, aux clients qui ont besoin d’une commande « pour hier » ?
 
Est-ce que je vais leur répondre calmement : « Non, je ne peux pas m’occuper de vous maintenant, je suis concentré sur une tâche planifiée ». Pour oser répondre cela, il ne faut pas avoir une famille à nourrir ni des comptes à payer !
 
Qu’est-ce qu’un imprévu ou une urgence ?
 
Imprévu — adj. et n.m. Qui arrive sans qu’on l’ait prévu. (Dictionnaire de la langue française).
 
Urgence — n.f. Situation devant être réglée sans délai (idem).
 
Les imprévus, qui nous empêchent d’accomplir les activités planifiées, peuvent être classés en trois catégories :
 
• Les imprévus imprévisibles (Act of God).
Tels qu’un détournement d’avion, une inondation ou un accident. Ces imprévus font partie de notre condition de mortel. Nous n’avons aucun contrôle sur eux. Alors autant être philosophe.
 
Acceptez-les sereinement. D’autant plus qu’ils ne représentent que 1 % des imprévus auxquels vous risquez d’être confronté un jour.
 
• Les imprévus prévisibles venant des autres (chronophages).
Tels qu’une tâche déléguée à la dernière minute, un mandat qui dort sur un bureau (jusqu’à ce que son responsable réalise qu’il doit être terminé pour demain), un conflit interpersonnel entre deux employés dans lequel il faut intervenir pour l’énième fois... Ces imprévus représentent 90 % des situations que les gens disent subir, « c’est la faute des autres ».
 
• Les imprévus prévisibles venant de nous.
Je ne planifie pas ma journée. J’exécute les tâches au fur et à mesure qu’elles me sont demandées. Je saute d’une activité à l’autre sans les compléter (lifophilie chronique). J’attends la dernière minute avant de démarrer un projet complexe. Pour aller plus vite, je ne prends pas le temps de clarifier le mandat (mission) que je reçois ou que je délègue. Je laisse monter ma pile des « urgences à régler ». Sous prétexte de donner un bon service, je permets aux autres de venir me déranger à tout moment. Je n’ose pas dire « non » même si je sais que je n’aurai pas le temps de faire ce qu’ils me demandent (ouïte aiguë). Peu de gens oseront avouer qu’ils sont la cause première d’une bonne partie des imprévus ou des urgences dont ils se
plaignent. C’est culpabilisant de se sentir responsable de ces situations.

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Fondateur des sociétés-conseils Institut de Gestion du Temps et Innovation Consultants (Canada), François Gamonnet est diplômé de l’École de Management de Lyon et détenteur d’une maîtrise en marketing de l’Université de Sherbrooke. Il est considéré comme l’un des meilleurs spécialistes en gestion du temps. Au cours des 30 dernières années, il a formé plus de 25 000 personnes à sa méthode d’optimisation du temps. Il est l’auteur du livre «Savoir mieux gérer son temps», publié aux Éditions d’Organisation (Paris) en 1982, et de nombreux articles sur la gestion du temps. Sa mission est de vous aider à bien gérer votre temps, bien utiliser vos outils comme Outlook ou Lotus Notes et vous simplifier la vie.

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